Ali tudi vi zapravljate čas zaradi slabe organizacije dela?

Na voljo je toliko orodij, da celo imamo težavo, kako iz pestre ponudbe izluščiti in začeti uporabljati takšnega, ki nam je najbolj pisan na kožo.

Preprostega in predvsem univerzalnega odgovora vam žal ne moremo dati. Ker ne obstaja. Orodja za dvig produktivnosti so raznovrstna in pogosto uporabljajo različne pristope za izboljšanje delovnega toka. Večina je zasnovana okoli tehnike paradižnika (Pomodoro Technique) upravljanja s časom. Toda po njihovem jih lahko osnovnem namenu razdelimo v tri kategorije. To so orodja za organizacijo dela, za izboljšanje navad in za izboljšanje osredotočenosti, čeprav nekatera orodja hkrati nudijo vse troje.

Aplikacije in programi za dvig produktivnosti so primerni tudi za samostojne podjetnike, samozaposlene, študente oziroma za vse, ki si želijo izkoristiti vsako minuto delovnega časa.

Orodja za organizacijo dela

Vsaka naloga ima cilj in korake, ki jih je treba izvesti na poti do njega. Osrednja vloga orodja za organizacijo dela, neodvisno katerega izberete, je oblikovanje časovno omejenih korakov in nato jasno ter razumljivo spremljanje izvedbe teh korakov.

Najbolj preprosto jih je sicer zapisati na list papirja ali v razpredelnico (Excel) z urami delovnega dne, vendar je to zamudno in ne omogoča dodatnih funkcij spremljanja in poročil uspešnosti, ki so bistvene za učinkovito organizacijo.

Nekatera orodja gredo še korak naprej in poleg omenjenih funkcionalnosti blokirajo dostop v splet in obvestila, ki jih prikazuje naprava, da ne zmotijo osredotočenosti na delo.

Zaželena funkcionalnost orodij za organizacijo dela je tudi, da  opozarjajo na redne odmore. Ta čas namreč ne sodi med izgubljenega, saj je počitek nujen za učinkovito doseganje ciljev in s tem za dvig produktivnosti.

Razlike med aplikacijami za organizacijo dela so velike ... Brezplačne različice nudijo omejene funkcionalnosti. Tiste najboljše so plačljive. Gre večinoma za mesečne naročnine, medtem ko je popolnoma brezplačnih zelo malo (Pocket) in še tedaj gre običajno za preprosta orodja. Razlike so še v obsegu funkcij, vizualnem prikazu, osredotočenosti na skupinsko delo in preprostosti rabe.

Primerna orodja za organizacijo dela so Serene, Todoist, Wunderlist, Trello, Slack, Monday, Airtable, Taskade, Process.st, Doodle, Calendar, Toggl, Pocket ali Zapier.

Če se boste v nove aplikacije vpisovali z že obstoječimi računi, v članku Poskrbite za varnost računov na družbenih omrežjih preverite nekaj nasvetov, kako poskrbeti za njihovo varnost.

Orodja za izboljšanje navad

Navade so majhne odločitve, ki jih sprejemamo, in dejanja, ki jih izvajamo vsak dan. Življenje je torej vsota navad, ki opredeljujejo zdravje, počutje, srečo, uspeh in nenazadnje produktivnost. Orodja za dvig produktivnosti so usmerjana v izboljševanje delovnih navad, ki vplivajo na delovno vnemo, na sposobnost opravljanja več nalog hkrati, a tudi na zadovoljstvo, kot je preživljanje kakovostnega časa z otroki.

Tudi v tej kategoriji so dokaj raznolike aplikacije, toda za razliko od orodji za organizacijo, jih je več brezplačnih. Poleg spodbujanja krajšega intenzivnega dela, rednih odmorov, vnosa tekočin ali telovadbe pomagajo, da prepoznamo še druge dobre navade. Ni nujno, da so vse povezane z delom. Aplikacije dobre navade beležijo in nas spodbujajo, da se jih držimo.

Primerna orodja za izboljšanje navad so Loop-Habit Tracker, Forest, Notion, Serene, Spark, Habitica, WeDo, HabitShare, Kiwake, TickTick, HabitHub, Today, Done ali Strides.

Orodja za povečanje osredotočenosti

Tehnika paradižnika, v poznih osemdesetih letih prejšnjega stoletja jo je izumil Francesco Cirillo, polega upravljanja s časom in spodbujanja zdravih navad, pomaga pri dvigu sposobnosti osredotočanja na delo. Od nas namreč zahteva, da se 25 minut maksimalno posvetimo delu oziroma eni sami nalogi in si nato privoščimo 5 minut odmora.

Poleg merjenja časa večina orodji te kategorije poskuša onemogočiti motnje, največkrat z blokado interneta in opozorilnega sistema naprave. Z drugimi besedami omejijo dostop do digitalnega sveta, ki je ves čas glasen in moteč ter nas zlahka premami.

Ena aplikacija pa med vsemi izstopa. Noisli namreč ničesar ne blokira in ne meri časa. Namesto tega predvaja zvoke, na primer zvok dežja, valovanja oceana in podobne, ki pomagajo, da se sprostimo in lažje osredotočimo na delo.

Primerna orodja za povečanje osredotočenosti so Serene, RescueTime, Focus booster, Be Focused, Freedom, Y-Productive, Focus, Zero Willpower, Mindful Browsing, Cold Turkey, StayFocused, 1Focus, Noisli, OmniFocus ali Clockify.

Najbolje bi bilo, da bi imeli eno aplikacijo, ki bi nudila vse in hkrati delovala na različnih napravah. Žal ni tako, kajti Serene, ki med zbranimi edina nudi vse, je na voljo izključno za Applove računalnike. Ni na voljo niti za telefone niti za tablice.

Čeprav so druge ravno tako zmogljive, se ponavadi osredotočajo na eno od treh osnovnih funkcij. Na primer med orodji za organizacijo, pravimo jim tudi aplikacije za upravljanje opravil, je širše poznano orodje Trello. So seveda še druge. Zaradi pestre ponudbe je težko izbrati pravo ali prave. Svetujemo, da se poglobite, jih nekaj preizkusite in na ta način ugotovite, katera je najbolj primerna za vas.

Naš predlog pa je, da začnete z orodjem za organizacijo časa in šele, ko z njegovo pomočjo izboljšate produktivnost dela, stopite korak naprej in se pozabavate še z navadami in osredotočenostjo.

Za nemoteno in tekoče delo pa je pomembna tudi dobra internetna povezava. Več o tem, kako jo zagotoviti, preberite v članku Kako močna je vaša povezava?